SOP trong ngành Dược là gì? Vai trò và quy trình cụ thể

Các quy trình thao tác chuẩn sẽ hỗ trợ hoạt động của bất kỳ ngành nghề nào diễn ra một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Với ngành Dược, SOP trong ngành Dược có vai trò vô cùng to lớn để một nhà thuốc hoạt động và đạt chuẩn GPP. Cùng Cao đẳng Y Dược Tuệ Tĩnh Hà Nội tìm hiểu chi tiết về chủ đề này ngay bây giờ.

1. SOP trong ngành Dược là gì? 

SOP trong ngành Dược là văn bản trình bày lần lượt lại các thao tác của một hoạt động bất kỳ của nhà thuốc. Các hoạt động đó có thể bao gồm mua bán thuốc theo đơn, xử lý đơn thuốc bị khiếu nại, kiểm tra chất lượng thuốc,… SOP còn là viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure hay Quy trình thao tác chuẩn.

2. Vai trò của quy trình thao tác chuẩn SOP 

Các quy trình thao tác chuẩn này đem đến những lợi ích như:

• Giúp Dược sĩ hoặc các cá nhân có liên quan có thể kinh doanh thuốc một cách thuận lợi, nhanh chóng và hạn chế tối đa các sai sót.
• Giúp các cá nhân chưa có kinh nghiệm dễ dàng làm quen và thực hành chuẩn chỉ với quy trình đã cho từ trước.
• SOP trong ngành Dược còn giúp quá trình bán thuốc được diễn ra trôi chảy, thuận lợi và góp phần tăng doanh thu cho nhà thuốc.
• Hạn chế lãng phí cũng như sai sót trong quá trình thử nghiệm quy trình.
• Nâng cao năng lực, hỗ trợ đẩy mạnh năng suất xử lý công việc của nhân việc, Dược sĩ tại nhà thuốc.
• Tài liệu quan trọng cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền kiểm tra khi gặp các vấn đề liên quan đến phân phối thuốc.
• Căn cứ để kiểm tra chất lượng hay thẩm định hệ thống của nhà thuốc GPP có đạt chuẩn hay không.
• Hạn chế lãng phí tài nguyên, nguồn lực khi không phải thử nghiệm các quy trình mới.

3. 12 SOP nhà thuốc GPP cần thực hiện

Xin mời bạn đọc theo dõi chi tiết 12 quy trình thao tác chuẩn dưới đây do Cao đẳng Y Dược Tuệ Tĩnh Hà Nội tổng hợp:

Mua thuốc

Hoạt động mua thuốc là công việc đầu tiên và cũng là nền tảng quan trọng cho hoạt động của một nhà thuốc. Dược sĩ tại nhà thuốc đạt chuẩn GPP cần phải đảm bảo chất lượng tốt, cung ứng đủ và kịp thuốc theo đúng nhu cầu của người tiêu dùng cũng như đáp ứng quy định. Các bước của quy trình SOP mua thuốc gồm các bước:

• Lựa chọn nhà cung ứng Dược phẩm uy tín.
• Thực hiện thanh toán khi giao dịch thuốc.
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập vào bán tại nhà thuốc.

Bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn

Thuốc bán và tư vấn thuốc cần được liệt kê rõ ràng trong SOP để đảm bảo quá trình bán thuốc theo đơn hợp lý, an toàn, phù hợp quy chế. Quy trình này cần thực hiện lần lượt theo các bước dưới đây:

• Chào hỏi khách hàng (người mua thuốc, bệnh nhân).
• Kiểm tra cũng như đảm bảo tính hợp lệ từ đơn thuốc.
• Tìm kiếm và lựa chọn thuốc theo đơn đã kê.
• Đưa ra hướng dẫn sử dụng thuốc.
• Lưu trữ thông tin.
• Thu tiền, giao thuốc và kết thúc quá trình mua bán. 

Bán thuốc không theo đơn

Tiếp theo trong 12 SOP trong ngành Dược là quy định về những Dược phẩm thuộc hạng phục bán thuốc không kê đơn. Quy trình thực hiện cũng gần như tương tự với bán thuốc không theo đơn trừ việc sẽ cần tìm hiểu các nguyên nhân, tình trạng và cần xem xét để đưa ra lời tư vấn phù hợp.

Bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc 

Bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc là hoạt động không thể thiếu với bất kỳ đơn vị nhà thuốc chuẩn GPP nào. Nhờ có những quy tắc SOP trong vấn đề này, chất lượng thuốc mới được đảm bảo, kiểm soát và quản lý một cách tốt nhất. Dược sĩ sẽ cần thực hiện đầy đủ quy trình dưới đây

• Đảm bảo phương pháp sắp xếp, bảo quản, bảo vệ thuốc được triển khai đúng và đầy đủ. 
• Kiểm tra, rà soát thuốc theo hạn sử dụng.

Giải quyết đơn thuốc khiếu nại, thu hồi

Trong quá trình hoạt động nhà thuốc, những sai sót là hoàn toàn không thể tránh khỏi. Do đó, đã có những quy định về SOP trong ngành Dược rõ ràng về hoạt động tịch thu triệt để và khẩn trương các sản phẩm bị khiếu nại, phải thu hồi. Bộ Y tế sẽ đưa ra công văn cụ thể và nhà thuốc sẽ phải lần lượt thực thi các bước:

• Dược sĩ hoặc cá nhân có trách nhiệm cần thông báo việc ngừng kinh doanh, ngừng nhập loại sản phẩm đến các trụ sở, nhân viên cấp dưới hay người mua liên quan.
• Kiểm tra và rà soát các mẫu sản phẩm (bao gồm cả số liệu có trên hệ thống và thực tế).
• Nhận hàng trả về dựa theo một số yếu tố (số lượng, thực trạng hộp, chất lượng thuốc,…)
• Thống kê chi tiết số liệu và làm báo cáo giải trình để gửi lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo đúng quy định.
• Giải quyết các vấn đề khi có khiếu nại một cách triệt để, nhanh chóng.

Đào tạo

Với nhân viên mới:

Dược sĩ hoặc cá nhân có trách nhiệm huấn luyện, đào tạo nhân viên mới nắm bắt đầy đủ các SOP trong ngành Dược cũng như các quy định liên quan. Bên cạnh đó, những kiến thức có liên quan như Dược phẩm, giao tiếp khách hàng, ghi chép số liệu,… cần được hướng dẫn và giảng dạy kỹ lưỡng.

Với nhân viên cũ:

Tùy thuộc vào từng giai đoạn cũng như yêu cầu công việc mà Dược sĩ hoặc cá nhân có trách nhiệm sẽ cần đào tạo, giảng dạy lại với nhân viên cũ. Tùy thuộc vào quy mô, số lượng nhân viên, đại lý mà chủ nhà thuốc có thể tổ chức đào tạo theo hình thức gặp gỡ, giao lưu hay thuê các chuyên gia bên ngoài.

Tư vấn điều trị

Bất cứ cá nhân Dược sĩ nào hoạt động tại nhà thuốc cũng đều cần trang bị những kiến thức, kỹ năng để có thể tư vấn điều trị cho khách hàng. Thông thường mỗi bên sẽ có một quy trình thao tác chuẩn khác nhau nhưng cần đảm bảo một số nội dung như:

• Giao tiếp, chào hỏi khách hàng đến mua thuốc.
• Lắng nghe và tổng hợp các thông tin liên quan có ảnh hưởng đến việc tư vấn thuốc (ví dụ như tuổi tác, giới tính, tiền sử, triệu chứng,…)
• Đưa ra tư vấn và lời khuyên cụ thể cho từng trường hợp bệnh nhân.
• Tuân thủ quy trình thao tác chuẩn về bán thuốc không theo đơn.
• Bảo mật thông tin về người bệnh (tên tuổi, thực trạng bệnh, loại thuốc,…)

Hướng dẫn vệ sinh nhà thuốc

Cơ sở vật chất, giá, tủ kệ,… cần phải giữ gìn vệ sinh gọn gàng và đảm bảo sạch sẽ với 3 tiêu chuẩn dưới đây:

• Hằng ngày: Với nền nhà, mặt kính, mặt tủ,… cần được vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp các khoảng trống. Đồ đạc cá nhân cũng cần giặt ủi và tránh làm bừa bộn khu vực làm việc.
• Hằng tuần: Cánh cửa, góc tường, trần nhà, các thiết bị điện tử,… cần được lau sạch bụi và mạng nhện.
• Hằng tháng: Các loại giá kệ, tủ lớn,… cần được triển khai vệ sinh và sắp xếp lại cẩn thận sau khi làm xong.

Hướng dẫn ra đơn thuốc lẻ

SOP trong ngành Dược tiếp theo trong hoạt động của nhà thuốc liên quan đến việc xuất đơn thuốc lẻ, triển khai bảo vệ, vệ sinh, tránh lây nhiễm chéo. SOP này quy định về việc sắp xếp tủ và khu vực chứa thuốc, dụng cụ, các vật dụng hỗ trợ. Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng cũng cần thực hiện đúng thao tác khi tách lẻ thuốc (khỏi vỉ, khỏi chai lọ). 

Ghi chép nhiệt độ – độ ẩm 

Các loại thuốc, Dược phẩm,… là hàng hóa tương đối đặc biệt khi cần phải quan tâm tới độ ẩm và nhiệt độ. Yếu tố này có tác động trực tiếp tới việc vệ sinh, bảo quản thuốc cũng như chất lượng Dược phẩm khi tới tay khách hàng.
Với tiêu chuẩn nhiệt độ không quá 30 độ C, độ ẩm không quá 75% thì Dược sĩ cần thực hiện một số công việc sau: 

• Kiểm tra nhiệt kế 2 lần/ngày với hai mốc thời gian cách đều nhau (có thể là 9h sáng và 3h chiều). Bên cạnh đó, các thao tác sử dụng nhiệt kế cũng cần được thực hiện chuẩn chỉ với cả loại tự ghi và không tự ghi.
• Nếu xảy ra vấn đề, nhân viên cấp dưới cần đảm bảo SOP trong ngành Dược bằng cách kiểm soát tình hình. Điều hòa cần được điều chỉnh cũng như giải trình với Dược sĩ hoặc cá nhân quản lý nhà thuốc.
• Nếu các thiết bị xảy ra hư hỏng, lỗi kỹ thuật,… thì cần báo cáo ngay lập tức cho các bên có phương án xử lý kịp thời.

Sắp xếp trình bày

Để công việc của Dược sĩ nhà thuốc trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, việc sắp xếp và trình bày thuốc chắc chắn không thể bỏ qua. 6 nguyên tắc cần tuân thủ khi thực hiện hoạt động này gồm:

• Sắp xếp thuốc theo từng nhóm riêng biệt cụ thể.
• Sắp xếp theo điều kiện bảo quản của từng nhóm thuốc.
• Sắp xếp tuân thủ theo quy định chuyên môn hiện hành.
• Tuân thủ quy định chuyên môn hiện hành.
• Đảm bảo tiêu chí dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra.
• Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO & FIFO.
• Sắp xếp tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang nhà thuốc.

Hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt

Kết thúc danh sách 12 SOP trong ngành Dược là những quy định về hoạt động hủy thuốc kèm theo kiểm soát đặc biệt. Khi nhà thuốc có đơn khiếu nại hoặc tịch thu từ nhà nước, Dược sĩ hoặc cá nhân điều hành cần tuân thủ các quy tắc hủy thuốc đúng quy trình. Hoạt động báo cáo giải trình cũng sẽ diễn ra sớm nhất có thể và không có trường hợp ngoại lệ.

4. Chi tiết quy trình thao tác chuẩn khi bán thuốc tại quầy thuốc GPP

Xin mời bạn đọc theo dõi quy trình thao tác chuẩn dưới đây do Cao đẳng Y Dược Tuệ Tĩnh Hà Nội chia sẻ.

4.1 Tiếp đón và chào hỏi khách hàng

Đây là bước đầu tiên và quyết định những ấn tượng ban đầu của khách hàng khi đến với nhà thuốc. Nhân viên hay Dược sĩ đều phải thể hiện thái độ hòa nhã và tôn trọng khách hàng khi tiếp xúc. Bên cạnh đó, một tiêu chí cũng không kém phần quan trọng là lưu trữ và đảm bảo thông tin của khách hàng được bảo mật tối đa. 

4.2 Kiểm tra đơn thuốc

Hai tiêu chí quan trọng nhất khi kiểm tra đơn thuốc của bệnh nhân chính là tính hợp lệ của đơn và các mục khác được ghi đúng theo quy định. Trong trường hợp đơn không hợp lệ, Dược sĩ hoặc cá nhân liên quan có thể từ chối bán thuốc để bảo đảm SOP trong ngành Dược. Lý do cũng sẽ được giải thích rõ với người mua.

Tính hợp lệ của đơn thuốc

• Đúng mẫu đơn quy định.
• Đầy đủ tên, chữ ký, địa chỉ, dấu phòng khám, bệnh viện của bác sĩ.
• Hiệu lực đơn thuốc không quá 5 ngày.

Các mục khác trong đơn thuốc ghi đúng quy định

• Kiểm tra thông tin bệnh nhân (tên, tuổi, địa chỉ, bệnh tình,…).
• Những nội dung liên quan đến thuốc (nồng độ, tên thuốc, hàm lượng, cách dùng, liều dùng,…).

4.3 Nhập dữ liệu lên hệ thống và thu tiền

Theo quy định, dữ liệu của các nhà thuốc cần được kết nối với cơ sở dữ liệu Dược quốc gia. Chính vì vậy, việc nhập dữ liệu lên các phần mềm quản lý nhà thuốc trên máy tính có kết nối mạng là bắt buộc. Trong trường hợp nhà thuốc hết thuốc và cần kê đơn thay thế, chỉ có Dược sĩ Đại học trở lên mới có thể thực hiện thay thế.

Sau khi xuất đơn thuốc, Dược sĩ sẽ in hóa đơn bán hàng và thu tiền để kết thúc quy trình SOP trong ngành Dược. Nếu khách hàng không mua, việc hủy đơn bán hàng sẽ được tiến hành và trả lại đơn thuốc cho nhà thuốc.

4.4 Lấy thuốc theo hóa đơn

Việc lấy thuốc theo đơn cần thực hiện đúng tên thuốc, liều lượng, lưu ý sử dụng,… và được dán các công tin quan trọng bên ngoài. Bên cạnh đó, túi đựng cũng cần đảm bảo tiêu chuẩn để tránh ảnh hưởng đến thuốc của người dùng. 

4.5 Hướng dẫn cách sử dụng và bàn giao

Việc hướng dẫn chi tiết cách sử dụng sẽ vừa đảm bảo hiệu quả sử dụng thuốc vừa nâng cao hiểu biết và ý thức của người tiêu dùng. Một số vấn đề cần đề cập tới là tác dụng thuốc, chống chỉ định, chỉ định, liều lượng, cách sử dụng,… Sau đó, khách hàng sẽ được bàn giao thuốc, hóa đơn và cảm ơn vì đã tin tưởng lựa chọn quầy thuốc.

SOP trong ngành Dược là những quy trình có tác động trực tiếp đến hoạt động của một đơn vị nhà thuốc. Hy vọng với những thông tin đã cung cấp ở trên, bạn đọc sẽ hiểu hơn về chủ đề này và có thể áp dụng trực tiếp vào thực tiễn, công việc. Theo dõi các trang thông tin dưới đây để cập nhật thêm những kiến thức mới nhất về chuyên ngành Y Dược. 

TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y DƯỢC TUỆ TĨNH HÀ NỘI

http://tuetinh.edu.vn/

http://www.tuyensinh.tuetinh.edu.vn/

https://www.facebook.com/truongtuetinhhanoi